Das Wichtigste in Kürze:
- SharePoint als Intranet verbessert die Zusammenarbeit durch zentrale Dokumentenverwaltung und einfache Integration mit Microsoft 365.
- Eine durchdachte Struktur mit klar definierten Seiten und Berechtigungen sorgt für eine intuitive Nutzung.
- Die Lizenzierung erfolgt über Microsoft 365-Pläne oder als eigenständiger Dienst, je nach Unternehmensbedarf.
Stellt euch vor, ihr sucht eine wichtige Datei und findet sie nicht. Oder ihr müsst mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, aber Informationen sind über zig E-Mails und Chat-Nachrichten verstreut. Ein unorganisiertes Informationsmanagement kann Zeit und Nerven kosten. Genau hier kommt SharePoint als Intranet ins Spiel. Es hilft euch, Abläufe zu optimieren, Dokumente zentral zu verwalten und die interne Kommunikation zu verbessern.
Ein modernes Intranet erleichtert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens. "SharePoint als Intranet" bietet eine leistungsstarke, cloudbasierte Plattform, die flexibel an individuelle Bedürfnisse angepasst werden kann. Unternehmen profitieren von einer zentralen Dokumentenverwaltung, verbesserten Kommunikationsmöglichkeiten und einer einfachen Integration mit anderen Microsoft-365-Diensten.
Vorteile von SharePoint als Intranet
Der Einsatz von SharePoint als Intranet bietet zahlreiche Vorteile. Die zentrale Speicherung von Dokumenten und Informationen ermöglicht einen schnellen Zugriff für alle berechtigten Mitarbeiter. Durch umfassende Suchfunktionen und Metadaten lassen sich Inhalte effizient organisieren. Zudem verbessert die Integration mit Microsoft Teams und Outlook die Zusammenarbeit. Dank anpassbarer Workflows können wiederkehrende Prozesse automatisiert werden, was die Produktivität erheblich steigert. Durch die Cloud-Anbindung gewährleistet SharePoint zudem eine standortunabhängige Nutzung.
Zusätzlich bietet SharePoint eine hohe Skalierbarkeit. Ob kleines Unternehmen oder internationaler Konzern – die Plattform kann an jede Unternehmensgröße angepasst werden. Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle und Verschlüsselung sorgen zudem für den Schutz sensibler Unternehmensdaten.
Aufbau eines SharePoint-Intranets
Ein SharePoint-Intranet sollte klar strukturiert sein, um eine optimale Nutzererfahrung zu gewährleisten. Hierfür sind folgende Schritte entscheidend:
- Planung: Bedarfsanalyse und Definition der Inhalte sowie Nutzerrechte.
- Strukturierung: Anlegen von Haupt- und Unterseiten für verschiedene Abteilungen und Teams.
- Design und Branding: Anpassung der Oberfläche an das Corporate Design.
- Integration: Verknüpfung mit Microsoft 365, Power Automate und weiteren Tools.
- Schulung und Support: Einweisung der Nutzer und kontinuierliche Optimierung.
Durch eine durchdachte Informationsarchitektur wird sichergestellt, dass Mitarbeiter schnell auf relevante Inhalte zugreifen können. Insbesondere die Navigation sollte so intuitiv gestaltet sein, dass Nutzer mit wenigen Klicks zur gewünschten Information gelangen.
Best Practices für ein erfolgreiches SharePoint-Intranet
Damit euer Intranet erfolgreich genutzt wird, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Klare Rollenverteilung: Definiert Verantwortlichkeiten für die Pflege und Aktualisierung der Inhalte.
- Interaktive Elemente nutzen: Foren, Kommentare und Blogs fördern den Austausch innerhalb des Unternehmens.
- Regelmäßige Updates: Stellt sicher, dass Inhalte stets aktuell und relevant sind.
- Feedback einholen: Mitarbeiter aktiv einbinden, um die Nutzung zu optimieren.
Lizenzierung von SharePoint Online als Intranet
Die Nutzung von SharePoint als Intranet erfordert die richtige Lizenzierung. SharePoint Online ist in verschiedenen Microsoft-365-Plänen enthalten, darunter Microsoft 365 Business Premium, E3 und E5. Alternativ kann SharePoint als eigenständiger Dienst lizenziert werden. Die Wahl der richtigen Lizenz hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab, insbesondere im Hinblick auf Speicherplatz, Compliance und erweiterte Sicherheitsfunktionen.
Ein detaillierter Vergleich der verfügbaren Microsoft-365-Lizenzen findet sich auf der offiziellen Microsoft-Website.
Fazit
"SharePoint als Intranet" ist eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen jeder Größe. Die Plattform bietet zahlreiche Vorteile hinsichtlich Dokumentenmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit einer durchdachten Struktur und der passenden Lizenzierung lässt sich ein effizientes, sicheres und nutzerfreundliches Intranet aufbauen. Auf unserer zugehörigen Lösungsseite erfahrt ihr, wie wir euch beim Aufbau eines Intranets in SharePoint Online unterstützen können.
